7 posts no canal "Produtividade"

12/01/2010

Meus 5 pilares para performance pessoal

No final de 2009, ao avaliar meu ano e planejar 2010, vi que precisaria ter uma disciplina considerável para conseguir atingir as metas propostas. Equilibrar uma tonelada de demandas na vida profissional (empreender e gerenciar negócios e projetos), com a vida pessoal, principalmente para os casados e com filho(s), torna a missão quase impossível se não houver um planejamento claro.

Porém, para ter disciplina para cumprir as diversas tarefas diárias (e procrastinar menos), precisaria de mais energia física e foco. Então, resolvi listar os cinco pilares que servirão de base para uma melhor performance física e mental para este ano que promete ser repleto de desafios e crescimento.

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09/12/2009

De 2009 para 2010

Timewarp

Há alguns dias, comecei a revisar como foi meu ano de 2009, o que desejo para 2010, e fui anotando no Evernote. Hoje, ordenei tudo em várias pequenas listas que mostram as conquistas, novos hábitos, buracos de improdutividade e mais.

Acho que documentar estas listas no blog será como um registro em cartório, servindo como referência para minhas ações em 2010. No próximo ano, voltarei a este post com frequência!

Vamos às listas:

Meus hábitos improdutivos:

  • Hábito de multi-tasking por falta de definição de prioridades.
  • Micro-gerenciar os colegas no trabalho, por falta de processos que guiem o workflow.
  • Tarefas operacionais tomando muito tempo, ao invés de realizar mais atividades estratégicas.
  • Checar e-mail várias vezes ao dia.
  • Excesso de visitas diárias às redes sociais (no meu caso, Twitter e Facebook).

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13/11/2009

Online, pero no mucho

Notconnected

Na busca pelo equilíbrio na vida digital, cheguei recentemente a uma conclusão que tem me ajudado muito no dia-a-dia profissional. Hoje, muitos trabalham a maior parte do tempo na frente de um computador e, quando estão em deslocamento, acessam seus dados por smartphones. A pergunta é: como usar as ferramentas tecnológicas a nosso favor, sem as distrações que elas trazem?

Pois bem, percebi que um grande ladrão de foco é estar conectado em serviços digitais que trabalham em "tempo real", como email e messenger. Explico: Se você fica com seu programa de email ou comunicador instantâneo ativo o tempo todo, você está sempre vendo alertas de novas mensagens piscando na sua frente. Para a maior parte das pessoas, isto basta para interromper a tarefa em andamento para ver apenas mais uma inofensiva mensagem que chega. Duvido quando alguém diz que consegue manter o foco no trabalho com uma janela de nova mensagem de messenger piscando no rodapé da tela.

Já no celular, o vilão é o famigerado push-mail: email que chega em tempo real, gerando um alerta a cada nova mensagem. Os smartphones Blackberry popularizaram este recurso que, hoje, pode ser usado em praticamente qualquer celular que acesse emails. Novamente, para muitos, a ansiedade gerada a cada alerta, é mais do que suficiente para, frequentemente, drenar tempo e energia. Por isso, hoje vemos muita gente que "trabalha muito" e, ao final do dia, não produziu nada. Já disse isso em outro artigo: workaholismo pode ser, simplesmente, improdutividade.

Eu, particularmente, uso muitas ferramentas e serviços digitais: email, comunicador instantâneo (apenas com minha equipe de trabalho), smartphone, Twitter, Facebook, etc. Mas, procuro usar a tecnologia a meu favor, e não ter minha agenda interrompida e ditada por ela. Uso cada serviço apenas quando necessário e, quando estou realizando minhas tarefas, procuro desligar tudo.

É claro que há dias onde a distração impera. Porém, com um pouco de disciplina, é possível mudar hábitos e melhorar a produtividade. Uma frase de um autor que admiro, o Tim Ferriss: "Minimum input and Maximum output", isto é, mínima entrada (de informação) e máxima saída (de resultados).

Finalizo com uma outra constatação: - "Pensar grande ajuda a manter o foco e ter disciplina para não perder tempo".

22/10/2009

Por que aderi ao Inbox Zero

Inbox-zero2

Neste ano, aderi à técnica de inbox zero, ou caixa de entrada vazia. O conceito não é novo e é divulgado por vários autores de produtividade, como David Allen (Getting Things Done), e Merlin Mann (43 Folders). Como o próprio nome sugere, o inbox zero prega que, sempre que verificamos novos emails, deixemos a caixa de entrada vazia.

E, qual a utilidade disso? Estudos dizem que, ao deixarmos os emails acumulando na caixa de entrada, sempre que abrimos o software de email e olhamos para aquela pilha, iniciamos mentalmente um processo de análise das pendências associadas a cada mensagem. Portanto, se checamos email 5 vezes ao dia, e temos, por exemplo, 20 mensagens no inbox, estaremos relembrando pendências por 100 vezes, roubando tempo, energia e foco. O problema se agrava em pessoas hiperativas e com tendência a fazer várias tarefas ao mesmo tempo (o famoso e controverso multitasking).

Aliás, como prega Tim Ferriss, nem devíamos checar emails com tanta frequência, pois ficamos escravos das interrupções e mal conseguimos executar nossas atividades planejadas.

Atualmente, aponto todas as minhas contas de email (6 no total), para uma conta master no Google Apps. Lá, uso um conjunto de filtros, tags e ferramentas do GMail Labs para ordenar a bagunça, de uma forma que nunca vi em outros métodos. Aliás, o GMail, com sua excelente busca, velocidade e recursos, tornou-se uma ferramenta de produtividade excelente para uso profissional. O problema é que, a maior parte das pessoas, não sabe usar um décimo dos recursos.

Resumindo meu processo: ao abrir a caixa de entrada, realizo alguma ação em cada email recebido - deleto, respondo, encaminho ou sinalizo com uma estrela e arquivo, caso seja uma pendência para solucionar depois. Aqui, o segredo é a forma como organizei os filtros e demais ferramentas para fazerem uma triagem inicial, entregando em meu inbox apenas o essencial. O resto, fica devidamente arquivado, estrelado e separado por tags, para processamento futuro (em lote).

Como tudo na vida, é uma questão de insistir no processo até que ele se torne um hábito. Hoje, vejo como a técnica é eficiente ao comparar com amigos e colegas que não aplicam método algum para gerenciar suas mensagens. Frequentemente, vejo caixas de entrada abarrotadas, com emails que se acumulam por meses, e seus donos olhando indefinidamente para as mensagens, claramente pensando em cada uma delas.

Não darei aqui uma lição passo-a-passo de como criei meu método para gerenciar emails, apesar de pensar em escrever um artigo detalhado sobre ele no futuro, se o mood não mudar :-)

Aqui, o ponto em discussão é a necessidade de implementar alguma forma de gerenciar o fluxo de informação que cresce a cada dia, rouba nosso tempo e atenção, e gera ansiedade.

Abaixo, seguem alguns links de ótimos autores que me inspiraram:

Christian Barbosa
David Allen
Merlin Mann
Tim Ferriss

03/10/2009

Voltando para a Apple

Apple

Em 1987, aos 13 anos de idade, ganhei de meu pai meu primeiro computador. Era um TK-3000 IIe, da Microdigital, uma versão brasileira do Apple IIe.

Lembro-me da configuração até hoje: 320KB de memória (64KB + expansão de 256KB), disk drive de 5 1/4", e monitor de fósforo verde. Depois, viria uma impressora Epson LX300+, matricial.

Eu já gostava muito de informática. Mesmo sem computador, ficava lendo os fascículos de uma série chamada "Microcomputador Curso Básico", e ficava criando programas em BASIC que, depois, testava em computadores de amigos. Depois que ganhei o computador, fiz dezenas de joguinhos e aplicativos. Acho que, dos 13 aos 15 anos, fiquei, em média, 6 horas por dia no computador.

Nos fins de semana, eu chamava os amigos e ficávamos jogando e "trocando" programas. Na época, meu amigo Rodrigo Martinez, que estudava comigo no Pueri Domus, era um Applemaníaco e tinha centenas de softwares, espalhados em disquetes que guardava em caixas de sapato. Anos depois, o Rodrigo estava no grupo que fundou o provedor STI, vendido para a PSINet e, depois, fundou a hospedagem gratuíta hpG, vendida para o iG.

Em 1991, veio a fase do vestibular. Daí em diante, só usei computadores PC. Primeiro, um 386-DX40, depois, um 486-DX4, e vários outros em seguida. Minha vida profissional, em tecnologia, foi toda baseada em PCs e Windows.

Avançando para 2009, todo o hype em torno da Apple estava me atraindo a voltar a "experimentar a maçã". A combinação da plataforma Apple/Intel, o excelente MacOS e as aplicações baseadas na internet, tiraram todas as barreiras que podiam me impedir de largar os truculentos PCs. Então, há 3 semanas, migrei toda a minha vida digital para os produtos da Apple. Deixei meu notebook PC e meu celular Windows Mobile (ugh!), e, agora, estou com um MacBook Pro de 13" e um iPhone 3G (não consegui o GS no plano corporativo da Claro).

Após as primeiras semanas aprendendo as particularidades do Mac, posso dizer que estou 200% satisfeito com a mudança. É, Steve Jobs está certo. A experiência com um produto Apple é diferente, muito mais amistosa e natural. A integração de hardware e software é perfeita e não há experiência parecida com PCs.

E, tem mais um benefício: Não há quem deixe de admirar a maçã brilhando no belíssimo gabinete de alumínio ;-)

21/08/2009

Distrações Online

Estava resistindo, mas hoje visualizei os relatórios do RescueTime para analisar meus principais ralos de improdutividade. Pra quem não sabe, o RescueTime é um software que monitora todas suas atividades no computador, listando quanto tempo você permanece em cada software ou site na internet. Mais sobre ferramentas de produtividade online neste post.

Sempre tenho falado que, trabalhar na frente do computador conectado na internet é, muitas vezes, uma ilusão de que se está produzindo. Muita gente fica de um site para outro, mensagens instantâneas, Twitter, Orkut, Facebook... e, produzir que é bom, nada.

Abaixo, meus principais drenos na internet (tempo acumulado nos últimos 30 dias, em cada aplicação):

  1. Gmail (16h39m)
    A interface web do Gmail é onde centralizo todos os meus emails de trabalho e pessoal, portanto, não considero tempo (tão) improdutivo (apesar de poder diminuir o número de vezes que checo emails).

  2. Twitter (9h46m)
    O Twitter é, atualmente, meu maior time-sucker. Uso o Seesmic Desktop para organizar os tweets em grupos e clico nos short-links que considero relevantes para meu trabalho (internet, tecnologia e marketing), mas toma muito, muito o meu tempo "comercial".

  3. Google Reader (7h15m)
    Não considero o Google Reader uma perda de tempo. Tenho o hábito de abri-lo apenas a noite, após o trabalho, quando seleciono alguns posts para ler, estudar e aprender. Além disso, o botão "Mark all as read" é meu grande amigo ;-)

  4. MSN Messenger (4h16m)
    Há meses deixei de ficar online nos comunicadores instantâneos todo tempo em que estou na frente do computador. Por mais que eu me propunha a falar apenas o necessário, muitos bate-papos com amigos começavam e duravam mais do que o previsto. Agora, conecto apenas em momentos que preciso falar com alguém, ou quando quero, por alguns instantes, dar uma "distraída".

  5. Facebook (1h24m)
    Gastar uma hora e meia no mês no Facebook não considero tão improdutivo, comparado com meu vício no Twitter.
Total no Top-5 acima: 39h20m.
É, não é pouco. No próximo mês farei uma nova análise para ver se melhorou...

24/07/2009

Produtividade online

Faz um bom tempo, pelo menos 2 anos, que tenho experimentado várias ferramentas de produtividade e comunicação pela internet. Pelo fato de ter projetos diversos, busco sempre as melhores formas de estar conectado e operacional, independente do local físico.

Hoje, por experiência, posso dizer que é possível montar uma empresa quase 100% online, nas nuvens.

Aqui, a intenção não é montar um guia ou manual e sim, dar algumas dicas de produtos que uso e recomendo. Vamos a elas:

Nota: Atualmente, utilizo todas as ferramentas abaixo no trabalho.


Telefone e e-mail são os principais meios de comunicação corporativa. Fui cliente Telefonica e Embratel para linhas fixas e testei alguns planos Skype para telefonia IP (péssimo em função da infra-estrutura da Transit, que faz o gateway para PSTN e rede celular por aqui).
Minha escolha atual é o PABX Virtual da Locaweb. Recomendo, apesar de depender de um bom e estável link de internet.
A assinatura do sistema fornece URA (atendimento automático, com possibilidade de montar menus em vários níveis), número fixo e ramais com diversas funcionalidades, entre elas, encaminhamento de chamadas de um ramal para um celular ou outro número fixo.
Vale lembrar que, em telefonia IP, você fala através de um softphone (no computador), ou aparelho telefônico IP (ligado no cabo de rede ou rede wireless).
Ter um sistema de telefonia onde não estamos presos a uma linha fixa é uma "mão-na-roda" e permite quebrar o paradigma de precisar estar no escritório para estar acessível no fone comercial.

O Google Apps Standard, ferramenta de mensageria e colaboração gratuíta do Google, já é suficiente para a maioria das pequenas empresas (até 50 usuários). O serviço permite migrar seus e-mails, com seu domínio, para a plataforma nas nuvens e, teoricamente segura, do Google.
Além disso, o Google Calendar e o Google Talk, completam a tríade para comunicação e colaboração.
Com alguns truques de configuração de filtros e plug-ins do GMail Labs, é possível fazer seu e-mail virar uma grande ferramenta de produtividade. Aposente seu Outlook/Exchange ou seu Lotus Notes!

O produto da 37Signals é minha escolha para gerenciamento de projetos. A vantagem, neste caso, é a simplicidade da ferramenta, em função da filosofia de seu fabricante, conhecido por fazer produtos práticos e com poucas funcionalidades.
Não sou o maior fã do Basecamp. Acho que o produto carece de algumas funcionalidades essenciais, como um melhor dashboard e um melhor sistema de acompanhamento dos recursos de um projeto. Mesmo assim, continuo com meu plano Plus (US$ 49/mês) por lá.

Backup, sincronização de arquivos em múltiplos desktops ou notebooks da equipe de trabalho, e muita simplicidade: o DropBox é a ferramenta para tudo isso.
Praticamente aboli meu servidor de arquivos em Linux e, pagando apenas US$ 9.99/mês, tenho um servidor nas nuvens com 50GB de capacidade.
Mas o melhor não é o quanto tenho de espaço. A sincronização de arquivos é fantástica. Todos os meus arquivos de trabalho estão no sistema e, agora, o acesso é total, em qualquer lugar.

Muita gente fala sobre o SalesForce que, aliás, é o melhor CRM online no mercado. Porém, poucos conhecem e testaram o Zoho CRM, gratuíto para até 3 usuários. Uso o sistema há mais de 6 meses e sempre me surpreendo com a quantidade de recursos do produto.
Só para terem uma idéia, uso atualmente o sistema em português, com cadastros, formulários e processos customizados para minha operação. Se você precisa de uma solução de gerenciamento de clientes, fornecedores, orçamentos, serviço ao consumidor, etc, recomendo fortemente que teste o Zoho.

O Evernote é, provavelmente, a ferramenta mais utilizada para guardar todo tipo de anotação que coletamos no dia-a-dia. Seja um link ou página web, uma foto, uma idéia, o Evernote captura tudo e permite um acesso rápido através de um sistema de busca excelente.
Assim como o DropBox, o Evernote permite sincronizar a aplicação em múltiplos computadores e smartphone.

Como focar no trabalho, com tantas distrações online? Use o RescueTime Solo, gratuíto, para analisar como você divide sua atenção entre múltiplas aplicações, sites, serviços, etc. O sistema é ótimo e, para se ter uma idéia, tem o onipresente Tim Ferriss, e a Y-Combinator, do Paul Graham, entre os investidores.

Um aprendizado para mim foi perceber que, com a internet, banda-larga e computação móvel (laptops, netbooks, smartphones), fica claro que há uma nova realidade na forma em que podemos trabalhar onde, nem sempre, precisamos estar fisicamente no endereço comercial de nossos negócios.
Além disso, é possível investir menos em servidores, licenças de softwares e infra-estrutura de TI, com tantas ferramentas bacanas que estão surgindo no universo do cloud-computing.
Espero que algumas dicas sejam úteis para sua operação!



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