Por que aderi ao Inbox Zero

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Neste ano, aderi à técnica de inbox zero, ou caixa de entrada vazia. O conceito não é novo e é divulgado por vários autores de produtividade, como David Allen (Getting Things Done), e Merlin Mann (43 Folders). Como o próprio nome sugere, o inbox zero prega que, sempre que verificamos novos emails, deixemos a caixa de entrada vazia.

E, qual a utilidade disso? Estudos dizem que, ao deixarmos os emails acumulando na caixa de entrada, sempre que abrimos o software de email e olhamos para aquela pilha, iniciamos mentalmente um processo de análise das pendências associadas a cada mensagem. Portanto, se checamos email 5 vezes ao dia, e temos, por exemplo, 20 mensagens no inbox, estaremos relembrando pendências por 100 vezes, roubando tempo, energia e foco. O problema se agrava em pessoas hiperativas e com tendência a fazer várias tarefas ao mesmo tempo (o famoso e controverso multitasking).

Aliás, como prega Tim Ferriss, nem devíamos checar emails com tanta frequência, pois ficamos escravos das interrupções e mal conseguimos executar nossas atividades planejadas.

Atualmente, aponto todas as minhas contas de email (6 no total), para uma conta master no Google Apps. Lá, uso um conjunto de filtros, tags e ferramentas do GMail Labs para ordenar a bagunça, de uma forma que nunca vi em outros métodos. Aliás, o GMail, com sua excelente busca, velocidade e recursos, tornou-se uma ferramenta de produtividade excelente para uso profissional. O problema é que, a maior parte das pessoas, não sabe usar um décimo dos recursos.

Resumindo meu processo: ao abrir a caixa de entrada, realizo alguma ação em cada email recebido - deleto, respondo, encaminho ou sinalizo com uma estrela e arquivo, caso seja uma pendência para solucionar depois. Aqui, o segredo é a forma como organizei os filtros e demais ferramentas para fazerem uma triagem inicial, entregando em meu inbox apenas o essencial. O resto, fica devidamente arquivado, estrelado e separado por tags, para processamento futuro (em lote).

Como tudo na vida, é uma questão de insistir no processo até que ele se torne um hábito. Hoje, vejo como a técnica é eficiente ao comparar com amigos e colegas que não aplicam método algum para gerenciar suas mensagens. Frequentemente, vejo caixas de entrada abarrotadas, com emails que se acumulam por meses, e seus donos olhando indefinidamente para as mensagens, claramente pensando em cada uma delas.

Não darei aqui uma lição passo-a-passo de como criei meu método para gerenciar emails, apesar de pensar em escrever um artigo detalhado sobre ele no futuro, se o mood não mudar :-)

Aqui, o ponto em discussão é a necessidade de implementar alguma forma de gerenciar o fluxo de informação que cresce a cada dia, rouba nosso tempo e atenção, e gera ansiedade.

Abaixo, seguem alguns links de ótimos autores que me inspiraram:

Christian Barbosa
David Allen
Merlin Mann
Tim Ferriss

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