Produtividade online

Faz um bom tempo, pelo menos 2 anos, que tenho experimentado várias ferramentas de produtividade e comunicação pela internet. Pelo fato de ter projetos diversos, busco sempre as melhores formas de estar conectado e operacional, independente do local físico.

Hoje, por experiência, posso dizer que é possível montar uma empresa quase 100% online, nas nuvens.

Aqui, a intenção não é montar um guia ou manual e sim, dar algumas dicas de produtos que uso e recomendo. Vamos a elas:

Nota: Atualmente, utilizo todas as ferramentas abaixo no trabalho.


Telefone e e-mail são os principais meios de comunicação corporativa. Fui cliente Telefonica e Embratel para linhas fixas e testei alguns planos Skype para telefonia IP (péssimo em função da infra-estrutura da Transit, que faz o gateway para PSTN e rede celular por aqui).
Minha escolha atual é o PABX Virtual da Locaweb. Recomendo, apesar de depender de um bom e estável link de internet.
A assinatura do sistema fornece URA (atendimento automático, com possibilidade de montar menus em vários níveis), número fixo e ramais com diversas funcionalidades, entre elas, encaminhamento de chamadas de um ramal para um celular ou outro número fixo.
Vale lembrar que, em telefonia IP, você fala através de um softphone (no computador), ou aparelho telefônico IP (ligado no cabo de rede ou rede wireless).
Ter um sistema de telefonia onde não estamos presos a uma linha fixa é uma "mão-na-roda" e permite quebrar o paradigma de precisar estar no escritório para estar acessível no fone comercial.

O Google Apps Standard, ferramenta de mensageria e colaboração gratuíta do Google, já é suficiente para a maioria das pequenas empresas (até 50 usuários). O serviço permite migrar seus e-mails, com seu domínio, para a plataforma nas nuvens e, teoricamente segura, do Google.
Além disso, o Google Calendar e o Google Talk, completam a tríade para comunicação e colaboração.
Com alguns truques de configuração de filtros e plug-ins do GMail Labs, é possível fazer seu e-mail virar uma grande ferramenta de produtividade. Aposente seu Outlook/Exchange ou seu Lotus Notes!

O produto da 37Signals é minha escolha para gerenciamento de projetos. A vantagem, neste caso, é a simplicidade da ferramenta, em função da filosofia de seu fabricante, conhecido por fazer produtos práticos e com poucas funcionalidades.
Não sou o maior fã do Basecamp. Acho que o produto carece de algumas funcionalidades essenciais, como um melhor dashboard e um melhor sistema de acompanhamento dos recursos de um projeto. Mesmo assim, continuo com meu plano Plus (US$ 49/mês) por lá.

Backup, sincronização de arquivos em múltiplos desktops ou notebooks da equipe de trabalho, e muita simplicidade: o DropBox é a ferramenta para tudo isso.
Praticamente aboli meu servidor de arquivos em Linux e, pagando apenas US$ 9.99/mês, tenho um servidor nas nuvens com 50GB de capacidade.
Mas o melhor não é o quanto tenho de espaço. A sincronização de arquivos é fantástica. Todos os meus arquivos de trabalho estão no sistema e, agora, o acesso é total, em qualquer lugar.

Muita gente fala sobre o SalesForce que, aliás, é o melhor CRM online no mercado. Porém, poucos conhecem e testaram o Zoho CRM, gratuíto para até 3 usuários. Uso o sistema há mais de 6 meses e sempre me surpreendo com a quantidade de recursos do produto.
Só para terem uma idéia, uso atualmente o sistema em português, com cadastros, formulários e processos customizados para minha operação. Se você precisa de uma solução de gerenciamento de clientes, fornecedores, orçamentos, serviço ao consumidor, etc, recomendo fortemente que teste o Zoho.

O Evernote é, provavelmente, a ferramenta mais utilizada para guardar todo tipo de anotação que coletamos no dia-a-dia. Seja um link ou página web, uma foto, uma idéia, o Evernote captura tudo e permite um acesso rápido através de um sistema de busca excelente.
Assim como o DropBox, o Evernote permite sincronizar a aplicação em múltiplos computadores e smartphone.

Como focar no trabalho, com tantas distrações online? Use o RescueTime Solo, gratuíto, para analisar como você divide sua atenção entre múltiplas aplicações, sites, serviços, etc. O sistema é ótimo e, para se ter uma idéia, tem o onipresente Tim Ferriss, e a Y-Combinator, do Paul Graham, entre os investidores.

Um aprendizado para mim foi perceber que, com a internet, banda-larga e computação móvel (laptops, netbooks, smartphones), fica claro que há uma nova realidade na forma em que podemos trabalhar onde, nem sempre, precisamos estar fisicamente no endereço comercial de nossos negócios.
Além disso, é possível investir menos em servidores, licenças de softwares e infra-estrutura de TI, com tantas ferramentas bacanas que estão surgindo no universo do cloud-computing.
Espero que algumas dicas sejam úteis para sua operação!

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